浅析HIS系统下医院药品管理存在的问题及对策
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浅析HIS系统下医院药品管理存在的问题及对策
作者：王丹婷&&&&转贴自：本站原创
(包头铝业(集团)有限责任公司，内蒙古 包头 014010)摘 要：对在HIS系统应用过程中出现的一些问题进行了 分析，并从财务管理的角度提出了一些建议,旨在探索加强医院药品核算,使其不断完善,日 趋合理,从而有效地适应新形势下的医院药品核算管理体系。关键词：HIS系统；药品管理；会计核算中图分类号：R19& 文献标识码：A& 文章编号：(37―02
医院在开展医疗业务工作中,药品的消耗占医院各种物资消耗的比重比较大,药品的储备与周 转是医院资金运动的重要组成部分,这部分资金管理工作的成效直接关系到医院的社会效益 和经济效益。为了提高工作效率,很多医院引入医院信息管理系统(Hospital Information S ystem,简称HIS系统),HIS系统的应用优化了药品管理流程,实现了采购、保管、审核、记账 、支付等岗位职能的相互牵制和信息共享。但HIS系统的使用也给会计核算和管理带来了一 些新的问题。1 HIS系统药品管理流程1.1 采购管理
库管员根据HIS系统提示的药品库存数量及药房每月的申领及发出数量,做出合理的采购计划 。经药剂科主任核准和分管院长审批后由采购员按照药品集中招标采购的制度进行网上招标 采购。1.2 入库管理
购入的药品先由库管员验收入库,填制药品验收单,药品会计根据发票上药品的品种、规格、 数量、价格、生产批号、使用效期、生产厂家、供应商等输入电脑HIS系统与药品入库单核 对,核对无误后打印药品采购入库单,入库单由药品会计、采购员和库管员共同签字后连同发 票正本交于药剂科主任核准后,由药品会计将核对无误、手续齐备的发票、入库单交财务科 。财务科应严格核对采购合同、发票、入库单,检查其真实性、完整性、合法性,对符合付款 条件的采购业务由财务科长核准后报分管院长、院长批准后办理付款手续。1.3 付款管理
财务科应严格核对采购合同、购药计划，发票、入库单等相关凭证，检查其真实性和完整性 ，对符合付款条件的采购业务办理付款手续，并按药品供应商设置应付药品款明细账，每月 制定付款计划，报分管院长批准后执行，形成领导和财务双向监督，联合把关的财务控制制 度。1.4 出库管理
药房领用药品由各药房人员填制药品请领单，HIS系统会把数据自动传给药库工作平台,药品 会计根据药库存量对各药房请领的药品数量进行调整后打印出库单,门诊药房根据门诊划价 收费系统录入的病人处方,按处方内容发药并据以登记药房药品出库数量金额明细账。住院 药房根据各病区及手术室提交的医嘱汇总表摆放药品并据以登记药房药品出库数量金额明细 账及住院病人药品费用。
从上述药品管理流程看，HIS系统设置了较合理的药品采购、验收入库、领用、发出等程序, 确保了会计记录的真实、完整和准确。如在办理入库手续时以购货发票、验收入库单为依据 且由库管员、财务人员共同完成,实现了每笔会计记录都有据可依及管物、管账等不相容职 务相分离原则;办理付款业务时需由财务科、院领导审批后才能办理付款手续,形成了领导和 财务双向监督、联合把关的会计监督控制制度。2 HIS系统下药品管理存在的问题2.1 缺乏适当的控制措施
控制的措施包括不相容职务分离、授权审批、会计系统、财产保 护、预算分析、绩效考评控制等。HIS系统程序设计虽然较规范,但系统操作人员因为没有制 度的约束,操作不规范,权限不明确，存在较大隐患。比如在HIS系统的基础数据库药品基本 信息维护部分,根据其操作权限,由药品保管员进行维护,药品出入库记录也由药品保管员进 行操作,系统自动形成会计凭证和药品明细账,药品会计只须对凭证进行审核。这样药品保管 员就兼有了药品会计部分职能,致使会计管理控制滞后。为弄虚作假、营私舞弊提供可乘之 机,造成药品管理混乱,财务管理失控。2.2 药品领用没有明确的成本核算，导致药品成本得不到有效控制
医院除了药房之外，其他科室领药不能严格审核，科室里经常把一些特殊原因出现的结余 药品设立成一个小药库，致使药品的流通出现阻滞。2.3 HIS系统安全性问题
当前，HIS系统软件基本上都由软件设计公司根据实际的需要,由计算 机专业人员负责开发和维护,他们受对医院管理流程及会计内部控制的了解及产品的成熟程 度等因素的制约,软件设计存在或多或少的缺陷,而在试运行阶段又未能及时发现,必将导致 内部控制、财务管理出现漏洞,使HIS系统安全性受到影响。同时,医护人员及会计人员由于 计算机信息方面知识的相对缺乏,一般难以结合自身知识参与这一过程，只能被动地使用HIS 系统生成的数据和信息,部分医护人员及会计人员只会使用软件开发公司提供的固定程序、 固定报表,对其中数据也只知其然而不知其所以然。3 HIS系统下药品管理存在的对策3.1 提升全员业务知识技能
HIS系统改变了传统手工药品管理模式和会计工作方式,使计算机 的应用渗透到了现代化的医院管理工作中。医院在利用HIS系统对医疗活动各阶段中产生的 数据进行处理、提取、传输、汇总后生成各种信息，为决策者提供了准确、真实的数据。减 少了手工账的工作量，同时也要求工作人员不断更新知识，改变知识结构，提升业务水平， 结合医院实际建立岗前培训制度。3.2 实现药品核算的精细化管理
在实际工作中从药品成本控制入手，实行精细化管理，对药 品从供应商-药品采购-药品入库-票据的审核-库存的管理-药品的出库-药房药品管理等每一 个流程，每一个环节都要精心细致的去做。建立科学完善的组织结构和职责分工。根据本单 位具体特点和HIS系统药品核算管理流程,按会计岗位和工作职责设置系统维护、系统操作、 业务审核记账、会计主管、数据分析等不相容的岗位。针对关键流程和环节进行重点完善, 使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约。在具体操作中,对药房药品进行消耗核 算,首先由收费人员根据医生开具的处方录入电脑收费,药房药剂调配人员审核电脑处方并确 认药房药品出库,药房会计每日对处方合计数与药品电脑消耗数进行稽核。月末,财务科会计 主管根据药房会计上报的进、销、存月报表进行药品销售成本、药品进销差价率等会计核算 ,并对药品处方消耗数与医院药品收入进行核对,以保证药品收入的及时确认和核算。如果某 一环节出了问题,管理部门就能据此追究到工作责任人,做到工作层层落实,事事有人负责,在 一定程度上起到防错查弊的控制目的。3.3 加强HIS系统安全控制
系统的安全控制是指如何采取有力的控制制度和措施来保证系统 安全、可靠地运行。系统的安全控制主要包括系统的接触控制、后备控制和环境安全控制。 其中,最主要的是接触控制。接触控制需建立系统操作权限控制和操作规程控制制度,具体如 :规定HIS系统要有专职的基础数据维护员，即医院专职HIS系统网管员。其他操作人员应当 在自己权限范围内按规定程序进行操作,不得利用他人的口令和密码进入软件系统。更换操 作人员或密码泄密后,必须及时更改密码。操作人员如果离开工作现场,必须在离开前锁定或 退出已经运行的程序,防止其他人员越权操作或散发不当信息。工作人员调离本岗位的，要 由系统管理员撤销其原有操作权限。3.4 充分发挥财务监督作用
HIS系统工作环境下因凭证的“无纸化”、数据的“动态化”，致使利用计算机进 行贪污、舞弊等犯罪活动有所增加。因此医院运用HIS系统后，应建立一套完善的工作监督 体系，在院长的直接领导下,独立地行使部门监督权。医院财务科也要充分发挥财务监督作 用，对HIS系统数据处理的重要环节和药品管理流程进行实时审查。必要时也可聘请专业审 计机构进行审核评估。4 结束语
HIS系统的有效运行，提高了医院各项工作的效率和质量，加强了医院的动态管理。 对促进医学科研、教学；减轻医务人员各类事务性工作的劳动强度，使他们腾出更多的精力 和时间来服务于病人；改善经营管理，堵塞漏洞，保证病人和医院的经济利益；为医院创造 经济效益发挥了很大作用。［参考文献］［1］ 李志辉浅述医院药品的财务管理［J］会计之友，2006，(3).
作者：王丹婷南通药事网
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&摘& 要& 目的：了解医院病区多余药品产生原因，提出可行的管理对策。方法：通过对某院12个病区开展持续的多余药品专项检查，分析了解多余药品产生类型、原因及可能导致的问题，提出相应对策进行干预，通过比较干预前后6次检查中多余药品的数量评价干预效果。结果与结论：多余药品在各病区普遍存在，主要包括片剂和胶囊、小容量注射剂和大容量输液；其产生原因涉及“拼药使用”、预先医嘱及患者发生不良反应等；其可导致药品资源的浪费、药品变质后使用及环境污染等。经制订并实施相关管理文件、完善收费方式及及时处理退药医嘱等，收到了较好的干预效果，第6次检查中多余药品数比第2次检查下降77．0％。因此，根据医院实际情况制订相应管理对策可有效减少多余药品。
关键词& 病区；多余药品；管理；对策
&病区多余药品（又称剩余药品）在本院主要是指已经医师医嘱、收费、配发到病区工作站，因患者疾病转归等多种原因未使用的闲置药品，以区别于病区进行基数管理、日常备用的抢救药品和常用药品。
经百度网站搜索，有关医院多余药品导致的不良后果屡见不鲜，但未见相关文献报道。江苏省卫生厅2009年也专门为此下发管理文件《省卫生厅关于坚持合理用药规范处理住院病人剩余药品的通知》(苏卫医[2009]36号)。在我国现行国情下，多余药品大量存在并非是个别医院的现象。多余药品由于数量无账可查、管理无据可依，是目前药品管理的盲区。在医疗过程中如何避免多余药品的产生，如何处置多余药品，笔者试图通过报道某精神专科“三乙”医院病区在这方面开展的专项检查和持续质量管理情况，以分析并总结多余药品的管理对策。
1& 资料与方法
& &&从2011年第2季度到2012年第3季度，共6个季度，每个季度1次对该院12个病区多余药品进行专项检查。每次记录回收的多余药品品种、规格、数量、金额，并通过Excel表格进行统计处理。
2& 结果与分析
2．1& 多余药品被回收的品种、数量、外观质量
检查中，发现所有病区或多或少存在多余药品，且品种杂、数量多、存放随意，不同通用名、 不同剂型规格、甚至是患者的自带药品无序放置，没有设置标识或标识不规范，未按药品贮存条件贮存，未分类或无固定的放置地点。在6次专项检查中，发现回收药品数量以铝箔包装的片剂、胶囊为多，小容量注射剂其次，还有部分是大容量输液及口服液、外用药。由于不利于贮存的“裸药”、已拆封的药品一般被当场丢弃，因此在多余药品中较少见。
&&& 对回收药品逐一进行外观质量检查，发现部分小容量注射剂外包装上多数已经字迹模糊、过期，内容物有变色；片剂、胶囊因大多无单片的品名标识、有效期标识，无法判断是何种药且是否过期；还有些口服液包装已被药液污染，大输液的外袋已被拆除等。
对回收的多余药品按剂型分类统计见表l
表1&&& 多于药品按剂型分类统计情况
2．2& 多余药品产生的原因
&& &经向护理人员、药师、送药工人调查统计，并经分析，为多余药品产生的原因较多，主要有以下几方面。
2．2．1& 同药“拼用”产生。因为专科专治，同病区收治患者用药相同的概率较高，大规格药品“拼药使用”的概率也较高，这是医院产生多余药品的主要原因。如胰岛素注射液因单支规格较大且使用率较高，临床使用时为避免同时打开多瓶而放置时间过长且同时从节约资源考虑，常“拼瓶”使用，即l瓶药可分别取用于不同的患者；氯硝西泮注射液规格为每支1mg而临床每次常用0．5mg，往往也可以“拼用”于不同患者；片剂多余药品大多数也是因有分劈情况而产生，即因规格较大而将同一片药分劈用于不同患者，而患者用量记账时以1片药为单位计算，因此会出现结余。
2.2.2& 预先医嘱产生。为防止高危患者病情的恶化，在医务人员较少的夜班时段，常常会提前开具医嘱准备药品，以备应急之用；若病情发展并非与预测一致，备用药品未及时退回药房就会产生余药。如氟哌啶醇注射液常提前开具，以防兴奋躁动患者夜间突发躁动之用，同时由于氟哌啶醇注射液肌肉注射后致锥体外系反应较高，需预先开具东莨菪碱注射液以治疗该不良反应，因此这类药品常常开具后而未使用。
2.2.3& 患者拒用产生。某些患者(尤其是儿童、智障等自制力缺乏患者)用药的依从性较差，拒用药品现象时有发生，如口服药品无法使用时改为注射用药，有时甚至开具处方领药后不用，但此时某些药品往往药片已剥出或药液已打开，因此无法退回药房。
2.2.4 由不合理用药或药品不良反应发生而产生。因医院考核机制、患者(或其家属)求好心切等因素的影响，加之有些患者并发症现象较多，因此用药存在“大包围”现象、多药联合倾向；另有些药物不良反应较多，使患者不能耐受或发生药品不良反应，导致未用已开具的药品；还有，患者病情转变未及时更改长期医嘱也是多余药品产生原因之一。
2.2.5 其他因素。未单独包装的“裸药”、较难辨认或外形受损的药品、贮存要求高、已发给患者的药品等按规定不得退回药房。患者也不愿带走，由此也产生部分余药。另外，医嘱多录错录、药房多发错发、护士少给未给、医嘱更改以及患者突然转院、出院或死亡，都可能产生余药。
& &&从上述情况分析，病区不及时退药的原因多是因为医师、护士工作紧张而疏忽，或是责任心不强、嫌退药手续麻烦，或是为了增加科室备用药品等。
2.3& &多余药品的不规范处置
& &&因为缺乏相应的规章制度，加之护理人员对药品管理经验的欠缺，各病区对多余药品的处置都颇为随意：对于无再次使用价值的药品，不毁形而随意丢弃到生活垃圾或医疗垃圾中；对可再次使用的药品，未按贮存条件要求于遮光、阴凉处等保存，为图方便对药品未分类、未进行标识而随意混放。
2.4& 多余药品带来的危害
& &&多余药品并不能为医院带来效益，相反却会造成诸多危害：(1)增加患者的药品费用，增加国家医疗保险的支付，造成药品资源的浪费；(2)增加医疗不安全风险，多余药品应急取用易将变质、过期、甚至错误的药品使用到患者身上；(3)可能会流入非法回收渠道，被出于各种动机用于非医疗使用，易对社会造成危害；(4)需要付出较高的管理成本，增加病区日常管理的工作量、增加医疗垃圾处理的费用、增加环境污染的机会等。
2．5& 减少多余药品产生的管理对策
&&& 无论医院规模大小，无论收治病种各异，要完全杜绝多余药品的产生很难，但提高医务人员意识、完善管理对策可较大程度地减少多余药品的产生。为此，在6个季度的持续质量管理中，医院相继出台了《规范住院病人多余药品管理的通知》、《加强科室药品比例考核的通知》等文件。这两个文件都以规范临床合理用药为前提，涉及多余药品管理的部分内容包括按时开具用药医嘱、督促病区患者及时服药、未用药品24小时内退回药房、多余药品药房统一回收等；考核各科室和医师的药品在医疗使用中的比例，超过规定的使用比例按超出部分药品金额的5％扣款。具体作法如下。
2．5．1& 完善收费方式。建议医院收费系统能支持特殊收费方式，如在可“拼用”、可分开使用的情况下，能按半支半片药价收费，甚至更小的收费单位，或隔日收费等。如老年精神病患者使用的奥氮平片(再普乐)每片规格5mg，医嘱一般每日使用2．5mg，由于该药质量稳定性较好，可分开使用。目前，该院已对该药实施可隔日1片收费的方式，由此可使患者每日节约10多元的药品费用。
2．5．2& 提高临床合理用药意识。①坚持“不用可用可不用的药，减少联合用药，能口服的不注射，能廉价的不高价”的原则，同时医疗中密切观察患者病情以及时更改医嘱、减少预先医嘱，并最大程度地提高患者用药的依从性；②在制订相关政策时，避免医务人员的经济收入与药品收入挂钩，杜绝药品回扣，合理用药。为此，该院通过实施临床路径管理、降低药占比、控制多药联合率等对策，限制了临床医师用药的随意性行为，对科室和医师的考核以数据来规范，将结果与绩效挂钩，切实有效地减少了病区多余药品的产生。
2．5．3& 及时处理退药医嘱。对于错录多录、未用少用的药品及时通过医院信息系统退还药房，并在24小时之内完成退药医嘱。患者转科、出院或者死亡，应在结账前先检查有无未使用的药品并作退药处理。药房错发多发药品，病区应无条件直接退还药房。
2．5．4& 成立静脉配置中心。卫生部要求医疗机构3年或5年内实现静脉用药集中调配与供应，有条件的医院可成立静脉配置中心，实现输液集中配制。遵照此规定执行，既能保障输液配制的质量，也可较大程度减少病区注射剂的剩余，以及改变病区多余药品不合理存放的现状。
2．5．5& 其他管理对策。①药师发药做好“四查十对”工作，审核医嘱的合理性，减少发药差错；②药剂科尽量采购能满足单次使用的小规格药品；③病区每日清点多余药品，分析记录产生原因，针对原因进行相应的改进；④增加病区必要的备用药品以减少预先医嘱；⑤质量无法保障的多余药品，由药房统一回收，统一销毁。
&&& 由于宣教、管理对策的实施干预，病区多余药品的产生逐次明显减少，对6次检查中可用、过期、无法辨认、变色变质等所有多余药品进行统计，结果详见表2。
表2中，第1次检查发生于干预前，被回收的药品因某些情况无法统计，故统计到的只是少数，总数较少；第2次、第3次检查发生于干预中，回收的数量可能包括以前多余的药品，因此，统计数量相对较多；之后，随着对策措施的完善，多余药品数量逐次下降，第6次检查统计得到的数量比第2次下降了77．0％。
表2&&& 6次多余药品数检查结果
对于多余药品的管理规范，目前各级管理层面没有相应的政策出台，大多医院也未对此进行重视。因此，如何减少其产生、如何规范处置多余药品，笔者建议：一方面，出台相应的管理制度。一般每个病区都备有抢救药品、常用药，并实行基数管理、分类管理、责任管理等制度，多余药品的管理可借鉴上述已制定的制度，做到有帐可查、有因可追。制定制度后，医院及相关部门应定期或不定期检查，以督促制度的落实。另一方面，合理处理回收药款。对于无法从医院信息系统中退回患者、可收回再用的药品，药房统一做账入库，年结余药品可用于经济困难患者或作其他合理使用。
来源：中国药房2013年第24卷第17期（由杨燕供稿）
（未经许可
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临床药学部加强病区备用药品管理工作
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根据医院对本次大型医院巡查迎检重点工作的部署，临床药学部为加强病区备用药品的监管工作，把每月25日开始的病区备用药品检查工作提前至本月15日开始，并增加高年资药师增加检查时间对各病区进行更仔细、更规范的检查。在各病区护士长、总务护士的积极配合下，病区备用药品检查组药师更仔细地为病区查找问题，并提出解决方案。检查过程中发现部分科室根据《四川大学病区备用药品使用管理制度》进行管控的同时，还根据科室自身情况，运用巧心思，把本来监管有难度的问题巧妙地解决。多数病区反映的药品效期管理问题，呼吸内科01护理统一采购储存盒用于储存安瓿，更便于“左进右出”地取用，近效期药品明确标识，可更加有效地加强药品效期管理。针对病区大容量注射液管理问题，胆道外科27护理单元建立了专用盘点表，每月盘点数量并清理效期。呼吸内科01护理单元除每月对大容量注射液定期盘点，还制定流程做到每月将所有上架药品清零，杜绝过期药品。在医护药共同努力下，病区备用药品管理越来越规范，这对提高医疗质量有极其重要的作用。&
来源: 临床药学部
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病区药品管理中的常见问题及改进措施分析
目的本文将对病区药品管理中的常见问题进行探讨,并研究出具体改进措施,以便提高病区药品管理的质量以及患者的用药安全.方法病区药品管理工作进行总结分析,发现工作中常见问题包括药品基数不正确、药品储存及放置不规范、药品使用原则未能遵守、药品管理制度不完善,而解决上述问题的措施包括对药品种类和数量进行合理调整、规范药品储存原则、完善药品管理制度、遵守病区药品使用原则.结果病区药品管理人员应在日常工作中根据临床实际用药情况及时调整药品的基数种类和数量,对药品有效期的管理以及药品储存要求应进行严格执行,使病区药品管理趋于制度化及规范化.结论药品的管理工作直接影响到药品的质量和患者的用药安全.病区药品规范化管理是对患者用药安全的有效保障,对于防范用药事故具有重要的意义.
作者单位：
016010 乌海市人民医院药剂科
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