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Excel2007常用技巧
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Excel2007数据筛选与数据排序教程全集
13:54 | 来源:
| 作者: Word之家编辑 | 点击: 次
一些同学对Excel2007数据筛选与数据排序还不是很懂，一般刚接触Excel2007的同学有很多问题不清楚，Word之家以后会慢慢的为大家提供相关教程，今天我们来学习一下Excel2007数据筛选与数据排序。
本文内容导航目录：
Excel2007使用自动筛选来筛选数据，可以快速而又方便地查找和使用单元格区域或表列中数据的子集。
了解有关筛选的详细信息
筛选过的数据仅显示那些满足指定条件 (条件：所指定的限制查询或筛选的结果集中包含哪些记录的条件。)的行，并隐藏那些不希望显示的行。筛选数据之后，对于筛选过的数据的子集，不需要重新排列或移动就可以复制、查找、编辑、设置格式、制作图表和打印。
您还可以按多个列进行筛选。筛选器是累加的，这意味着每个追加的筛选器都基于当前筛选器，从而进一步减少了数据的子集。
使用自动筛选可以创建三种筛选类型：按列表值、按格式或按条件。对于每个单元格区域或列表来说，这三种筛选类型是互斥的。例如，不能既按单元格颜色又按数字列表进行筛选，只能在两者中任选其一;不能既按图标又按自定义筛选进行筛选，只能在两者中任选其一。
要点 为了获得最佳效果，请不要在同一列中使用混合的存储格式(如：文本和数字，或数字和日期)，因为每一列只有一种类型的筛选命令可用。如果使用了混合的存储格式，则显示的命令将是出现次数最多的存储格式。例如，如果该列包含作为数字存储的三个值和作为文本存储的四个值，则显示的筛选命令是&文本筛选&。
1、执行下列操作之一：
单元格区域
1)选择包含字母数据的单元格区域。
2)在&开始&选项卡上的&编辑&组中，单击&排序和筛选&，然后单击&筛选&。
确保活动单元格位于包含字母数字数据的表列中。
2、单击列标题中的箭头 。
3、执行下列操作之一：
从文本值列表中选择
在文本值列表中，选择或清除一个或多个要作为筛选依据的文本值。
文本值列表最多可以达到 10,000。如果列表很大，请清除顶部的&(全选)&，然后选择要作为筛选依据的特定文本值。
提示 若要使自动筛选菜单更宽或更长，请单击并拖动位于底部的握柄。
1)指向&文本筛选&，然后单击一个比较运算符 (比较运算符：在比较条件中用于比较两个值的符号。此类运算符包括：= 等于、& 大于、& 小于、&= 大于等于、&= 小于等于和 && 不等于。)命令，或单击&自定义筛选&。
例如，若要按以特定字符开头的文本进行筛选，请选择&始于&，或者，若要按在文本中任意位置有特定字符的文本进行筛选，请选择&包含&。
2)在&自定义自动筛选方式&对话框中，在右侧框中，输入文本或从列表中选择文本值。
例如，若要筛选以字母&J&开头的文本，请输入&J&，或者，若要筛选在文本中任意位置有&bell&的文本，请输入&bell&。
如果需要查找某些字符相同但其他字符不同的文本，请使用通配符。
以下通配符可以用作文本筛选的比较条件。
请使用若要查找
?(问号)任何单个字符
例如，&sm?th&可找到&smith&和&smyth&
*(星号)任何数量的字符
例如，&*east&可找到&Northeast&和&Southeast&
~(波形符)后跟 ?、* 或 ~问号、星号或波形符
例如，&fy06~?&可找到&fy06?&
3)(可选)按多个条件筛选。
A 执行下列操作之一：
&若要对表列或选择内容进行筛选，以便两个条件都必须为 True，请选择&与&。
&若要筛选表列或选择内容，以便两个条件中的任意一个或者两个都可以为 True，请选择&或&。
B 在第二个条目中，选择比较运算符，然后在右框中，输入文本或从列表中选择文本值。
筛选唯一值和删除重复值是两个紧密相关的任务，这是因为所显示的结果是相同的：一个唯一值的列表。但它们差别仍很大：筛选唯一值时，将临时隐藏重复的值，但删除重复值时，则会永久删除重复值。
重复值是行中的所有值与另一个行中的所有值完全匹配的值。重复值是由单元格中显示的值确定的，它不必是存储在单元格中的值。例如，如果不同的单元格中有相同的日期值，一个格式为&3/8/2006&，另一个的格式为&Mar 8, 2006&，则值是唯一的。
最好先筛选唯一值，以便在删除重复值之前确认结果是所需的。
筛选唯一值
1、选择单元格区域，或确保活动单元格在一个表中。
2、在&数据&选项卡上的&排序和筛选&组中，单击&高级&。
3、在&高级筛选&对话框中，请执行下列操作之一：
1)若要就地筛选单元格区域或表，请单击&在原有区域显示筛选结果&。
2)若要将筛选结果复制到另一个位置，请执行以下操作：
&单击&将筛选结果复制到其他位置&。
&在&复制到&框中，输入单元格引用。
也可以单击&压缩对话框&以临时隐藏对话框，在工作表上选择单元格以后，再按&展开对话框&。
4、选中&选择不重复的记录&复选框，然后单击&确定&。
所选区域中的唯一值将复制到新位置。
删除重复值
删除重复值时，只有单元格区域或表中的值会受影响。在单元格区域或表以外的其他任何值都不会更改或移动。
注意 由于要永久删除数据，因此最好在删除重复值之前，先将原始单元格区域或表复制到另一个工作表或工作簿。
1、选择单元格区域，或确保活动单元格在一个表中。
2、在&数据&选项卡上的&数据工具&组中，单击&删除重复项&。
3、请执行下列一项或多项操作：
&在&列&下，选择一个或多个列。
&若要快速选中所有列，请单击&全选&。
&若要快速清除所有列，请单击&取消全选&。
如果单元格区域或表包含很多列，并且您只想选择几个列，您会发现更容易的做法是单击&取消全选&，然后在&列&下面选择这些列。
4、单击&确定&。
将显示一条消息，指示删除了多少重复值，以及保留了多少唯一值，或者是不是没有删除重复值。
5、单击&确定&。
若要通过复杂的条件 (条件：为限制查询结果集中包含的记录而指定的条件。例如，以下条件用于选择 Order Amount 字段的值大于 30,000 的记录：Order Amount & 30000。)来筛选单元格区域，请使用&数据&选项卡上&排序和筛选&组中的&高级&命令。&高级&命令的工作方式在几个重要的方面与&筛选&命令有所不同。
&它显示了&高级筛选&对话框，而不是&自动筛选&菜单。
&您可以在工作表以及要筛选的单元格区域或表上的单独条件区域中键入高级条件。Microsoft Office Excel 将&高级筛选&对话框中的单独条件区域用作高级条件的源。
1、在可用作条件区域的区域上方插入至少三个空白行。条件区域必须具有列标签。请确保在条件值与区域之间至少留了一个空白行。
示例条件区域和步骤 2 中条件示例的数据区域
2、在列标签下面的行中，键入所要匹配的条件。
由于在单元格中键入文本或值时等号 (=) 用来表示一个公式，因此 Excel 会评估您键入的内容;不过，这可能会产生意外的筛选结果。为了表示文本或值的相等比较运算符，应在条件区域的相应单元格中键入作为字符串表达式的条件：
=''=条目''
其中条目是要查找的文本或值。例如：
单元格中键入的内容
Excel 计算和显示的内容
=&=李小明&
Excel 在筛选文本数据时不区分大小写。但是，您可以使用公式来执行区分大小写的搜索。有关示例，请参阅使用区分大小写的搜索筛选文本。
3、单击区域中的单元格。
4、在&数据&选项卡上的&排序和筛选&组中，单击&高级&。
5、若要通过隐藏不符合条件的行来筛选区域，请单击&在原有区域显示筛选结果&。
若要通过将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来筛选区域，请单击&将筛选结果复制到其他位置&，然后在&复制到&编辑框中单击鼠标左键，再单击要在该处粘贴行的区域的左上角。
6、在&条件区域&框中，输入条件区域的引用，其中包括条件标签。
若要在选择条件区域时暂时将&高级筛选&对话框移走，请单击&压缩对话框& 。
7、若要更改筛选数据的方式，可更改条件区域中的值，然后再次筛选数据。
&您可以将某个区域命名为&Criteria&，此时&条件区域&框中就会自动出现对该区域的引用。您也可以将要筛选的数据区域命名为&Database&，并将要粘贴行的区域命名为&Extract&，这样，这些区域就会相应地自动出现在&数据区域&和&复制到&框中。
&将筛选所得的行复制到其他位置时，可以指定要复制的列。在筛选前，请将所需列的列标签复制到计划粘贴筛选行的区域的首行。而当筛选时，请在&复制到&框中输入对被复制列标签的引用。这样，复制的行中将只包含已复制过标签的列。
在按升序排序时，Microsoft Office Excel 使用如下排序次序。在按降序排序时，则使用相反的次序。
数字按从最小的负数到最大的正数进行排序。
日期按从最早的日期到最晚的日期进行排序。
字母数字文本按从左到右的顺序逐字符进行排序。例如，如果一个单元格中含有文本&A100&，Excel 会将这个单元格放在含有&A1&的单元格的后面、含有&A11&的单元格的前面。
文本以及包含存储为文本的数字的文本按以下次序排序:
　　&0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! & # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + & = & A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
　　&撇号 (') 和连字符 (-) 会被忽略。但例外情况是：如果两个文本字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。
&注释&&&如果您已通过&排序选项&对话框将默认的排序次序更改为区分大小写，则字母字符的排序次序为：a A b B c C d D e E f F g G h H i I j J k K l L m M n N o O p P q Q r R s S t T u U v V w W x X y Y z Z
在逻辑值中，FALSE 排在 TRUE 之前。
所有错误值（如 #NUM! 和 #REF!）的优先级相同。
空白单元格&&
无论是按升序还是按降序排序，空白单元格总是放在最后。
&注释&&&空白单元格是空单元格，它不同于包含一个或多个空格字符的单元格。
对Excel数据进行排序是数据分析不可缺少的组成部分。您可能需要执行以下操作：将名称列表按字母顺序排列;按从高到低的顺序编制产品存货水平列表，按颜色或图标对行进行排序。对数据进行排序有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据，有助于组织并查找所需数据，有助于最终做出更有效的决策。
注释 若要查找某个单元格区域或某个表中的上限或下限值(如前 10 名或后 5 个销售额)，可以使用自动筛选或条件格式。
可以对一列或多列中的数据按文本(升序或降序)、数字(升序或降序)以及日期和时间(升序或降序)进行排序。还可以按自定义序列(如大、中和小)或格式(包括单元格颜色、字体颜色或图标集)进行排序。大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也可以针对行进行。
排序条件随工作簿一起保存，这样，每当打开工作簿时，都会对 Excel 表(而不是单元格区域)重新应用排序。如果希望保存排序条件，以便在打开工作簿时可以定期重新应用排序，最好使用表。这对于多列排序或花费很长时间创建的排序尤其重要。
对文本进行排序
1、选择单元格区域中的一列字母数字数据，或者确保活动单元格在包含字母数字数据的表列中。
2、在&开始&选项卡上的&编辑&组中，单击&排序和筛选&。
3、请执行下列操作之一：
&若要按字母数字的升序排序，请单击&从 A 到 Z 排序&。
&若要按字母数字的降序排序，请单击&从 Z 到 A 排序&。
4、可以执行区分大小写的排序(可选)。
　如何执行区分大小写的排序
1、在&开始&选项卡上的&编辑&组中，单击&排序和筛选&，然后单击&自定义排序&。
2、在&排序&对话框中，单击&选项&。
3、在&排序选项&对话框中，选择&区分大小写&。
4、单击&确定&两次。
问题：检查所有数据是否存储为文本 如果要排序的列中包含的数字既有作为数字存储的，又有作为文本存储的，则需要将所有数字均设置为文本格式;否则，作为数字存储的数字将排在作为文本存储的数字前面。要将选定的所有数据设置为文本格式，请在&开始&选项卡上的&字体&组中，单击&设置单元格字体格式&按钮，单击&数字&选项卡，然后在&分类&下，单击&文本&。
问题：删除所有前导空格 在有些情况下，从其他应用程序导入的数据前面可能会有前导空格。请在排序前先删除这些前导空格。
一旦对Excel单元格区域或表列中的数据进行了筛选或排序，就可以重新应用筛选或排序以获得最新的结果，或者清除筛选以重新显示所有数据。
了解有关重新应用筛选和排序的详细信息
要确定是否应用了筛选，请注意列标题中的图标：
表示已启用但是未应用筛选。
提示 当您在已启用但是未应用筛选的列的标题上悬停时，会显示一个&(全部显示)&的屏幕提示。
&&筛选&按钮
表示已应用筛选。
提示 当您在已筛选列的标题上悬停时，会显示一个关于应用于该列的筛选的屏幕提示，如&Equals a red cell color&或&Larger than 150&。
当您重新应用筛选或排序时，会由于以下原因而显示不同的结果：
&已在单元格区域或表列中添加、修改或删除数据。
&筛选是动态的日期和时间筛选，如&今天&、&本周&或&本年度截止到现在&。
&公式返回的值已改变，已对工作表重新计算。
注释 当您使用&查找&对话框搜索筛选数据时，将只搜索所显示的数据，而不搜索未显示的数据。若要搜索所有数据，请清除所有筛选。
重新应用筛选或排序
注释 对于表来说，筛选和排序条件会随工作簿一起保存，因此，您每次在打开工作簿时都可以重新应用筛选和排序。但是，对于单元格区域来说，只有筛选条件才随工作簿一起保存，而排序条件则不会随之保存。如果您希望保存排序条件，以便在打开工作簿时可以定期重新应用排序，那么最好使用表。对于多列排序或者需要很长时间才能创建的排序来说，这尤其重要。
&要重新应用筛选或排序，请在&开始&选项卡的&编辑&组中，单击&排序和筛选&，然后单击&重新应用&。
清除对列的筛选
&要在多列单元格区域或表中清除对某一列的筛选，请单击该列标题上的筛选按钮 ，然后单击&从 中清除筛选&。
清除工作表中的所有筛选并重新显示所有行
&在&开始&选项卡上的&编辑&组中，单击&排序和筛选&，然后单击&清除&。}